Structure et rôles des instances

L’assemblée générale

  • Décide des grandes politiques et des orientations de la coop;
  • Élit le conseil d’administration et donne des mandats aux comités;
  • Approuve les rapports d’activités et les rapports financiers pour l’année;
  • Nomme le vérificateur comptable et approuve le budget annuel et les états financiers;
  • Adopte et modifie les règlements;
  • Révoque les administrateurs;
  • Adopte le plan d’action et le plan de gestion.

Le conseil d’administration

Au carrefour des divers comités se trouve le Conseil d’administration (CA). Il est responsable d’administrer les affaires de la coopérative dans les limites déterminées par l’assemblée générale des membres et la Loi sur les coopératives. Il…

  • Assure la bonne marche de la coopérative et le bien-être de ses membres;
  • Voit au respect et à l’application des décisions prises par l’assemblée générale;
  • Favoriser l’éducation coopérative de même que la responsabilité sociale et environnementale de ses membres;
  • Rapporte à l’assemblée générale les activités et les affaires courantes de la coopérative;
  • Appuie les activités des comités;
  • Prend en considération les recommandations des comités et voit à leur application;
  • Prépare les assemblées générales de la coopérative;
  • Est composé d’un représentant de chaque comité;
  • Soutient le suivi financier et budgétaire assumé par le comité Finances;
  • Autorise les dépenses de la coopérative en conformité avec le budget et la politique de dépenses adoptés par l’assemblée;
  • Effectue les envois annuels exigés par les conventions;
  • Coordonne les achats nécessaires;
  • Convoque les membres dont la participation se révèle insuffisante voire inexistante ou dont le comportement est problématique; suit les dossiers délicats, a le pouvoir de suspendre ou d’exclure un membre dont le .

Fonctionnement

Le conseil d’administration compte actuellement neuf membres dont une présidente, une vice-présidente et un secrétaire nommés par leurs pairs lors de la première rencontre du nouveau CA. Les administrateurs sont élus par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Dans le mesure du possible, chaque administrateur représente aussi le comité dont il fait partie, dont il fait au conseil un rapport régulier des activités, demandes et autres. Cela donne à chacun une vue d’ensemble de la coopérative. Mais c’est pour tous et au nom de tous que les membres administrateurs se penchent sur les différents dossiers et qu’ils participent aux décisions.

Le CA doit tenir un minimum de cinq rencontres par année qui seront plus fréquentes si le bon fonctionnement de la coopérative l’exige. Elles sont plus fréquentes.

Le comité secrétariat

Le comité Secrétariat est responsable de la gestion (tenue et mise à jour) des dossiers et documents de la coopérative. Pour ce faire, il a crée un système de classement des documents et différents registres qu’il entretient et améliore. Ses tâches spécifiques consistent à :

  • Mettre à jour le registre des procès-verbaux et des résolutions;
  • Faire la gestion des documents et du courrier;
  • Tenir à jour le Règlement de régie interne, les politiques et le registre des membres;
  • Mettre à jour les dossiers des membres;
  • Préparer les avis de convocation;
  • Réserver et préparer les salles des assemblées;
  • Effectuer les différents achats relatifs aux besoins bureautiques et administratifs;
  • Préparer et transmettre le dossier administratif au vérificateur et aux différents organismes concernés.

Fonctionnement et souhaits

Le comité compte huit membres. Il se réunit tous les premiers lundis du mois. Il souhaite…

  • La remise par les membres des preuves d’assurance dans les délais;
  • La remise des documents pédagogiques reçus après chaque formation.

Le comité Finances

L’objectif général du comité Finances est de voir à la bonne santé et à la gestion financière de la coopérative de même qu’au respect de ses obligations financières. Il assume la responsabilité de plusieurs tâches essentielles :

  • La perception et l’encaissement mensuel des chèques de loyer émis par les membres;
  • La préparation et la mise à jour d’un registre financier pour chaque membre;
  • La réalisation d’une tenue de livres comptable (en sollicitant une expertise externe ou interne);
  • La réalisation d’un budget annuel (soumis aux membres pour adoption lors d’une assemblée générale) à partir des prévisions budgétaires fournies par les différents comités;
  • La préparation (en collaboration avec une firme comptable) et le dépôt des états financiers vérifiés lors de l’assemblée générale annuelle.

Les moyens dont disposent le comité Finances pour s’acquitter de ses tâches

Le comité Finances mise premièrement sur la participation de 8 à 10 membres qui se partagent l’ensemble des tâches. Ces tâches sont divisées en fonction des expertises et des intérêts des membres. Les membres du comité Finances n’ont pas besoin d’une expertise ou d’une expérience en comptabilité ou en gestion pour contribuer à son bon fonctionnement. La coopérative dispose d’un budget de formation leur permettant de participer à des séances d’information (notamment celles offertes par la FECHIMM).

Tout en gardant bien en  tête la nécessité d’une implication active de tous les membres, le comité Finance, avec l’accord de l’assemblée des membres, confie à l’externe (la FECHIMM) la tenue de livres de la coopérative.

Histoire du comité

Le comité Finances s’est constitué sur une base d’implication volontaire des membres. Le comité a su au fil des réunions voir au partage équitable des tâches et établir un calendrier de tâches mensuelles à accomplir. Le comité a eu la chance de miser sur une excellente implication des membres et très peu de roulement. De nouveaux membres se sont également intégrés.

Fonctionnement

Les membres du comité Finances voient au partage équitable des tâches à exécuter. Chaque membre est en quelque sorte un maillon dans une chaîne de tâches à effectuer. Les membres utilisent beaucoup les échanges courriels pour voir au bon fonctionnement des tâches. La fréquence des réunions varie selon la période de l’année.

Priorités et activités en cours

Les membres du comité finances travaillent avec les différents comités pour établir et concevoir des outils qui aideront à la réalisation d’une planification budgétaire réaliste.

Le comité tente également de rester à l’affut de nouvelles formations et de nouveaux outils  informatiques pour améliorer ses façons de faire.

Le comité Entretien

Le comité Entretien est responsable de la bonne santé des immeubles et des logements de la coopérative. Comment? Au moyen de programmes préventifs (inspection des bâtiments, des logements et des équipements sur le terrain de la coopérative) et d’entretien de routine. Ses priorités sont les suivantes :

  • Maintenir en bon état les logements et les infrastructures pour éviter leur dégradation et l’augmentation des coûts d’entretien;
  • Sensibiliser les membres à la question et les inviter à se responsabiliser, en tant que locataires-propriétaires collectifs, quant à leur logement et à la salubrité des lieux;
  • Appliquer, élaborer et tenir à jour la politique d’entretien et d’urgence;
  • Préparer et exécuter le programme d’entretien;
  • Voir aux activités nécessaires à l’entretien des immeubles;
  • Guider le conseil d’administration et l’assemblée générale dans les décisions à prendre;
  • Organiser les corvées et autres tâches d’entretien de ménage (poubelles, vitres);
  • Voir aux inspections périodiques des logements et des immeubles;
  • Recommander les budgets d’entretien au conseil d’administration;
  • Prendre en charge les réparations urgentes et courantes;
  • Coordonner les travaux de réparation et d’entretien exécutés par des sous-traitants.

Fonctionnement

Le comité Entretien compte entre 25 et 30 participantEs. Il se réunit une fois par mois. Entre les réunions, ses membres utilisent l’application GoogleGroupes pour communiquer entre eux.

Pour une meilleure efficacité, les membres du comité se répartissent dans une quinzaine de sous-comités pour voir aux différentes tâches qui leur incombent :

  • Achats
  • Déménagements (préparation des logements pour les nouveaux occupants, etc.)
  • Déneigement de la cour
  • Élaboration d’outils facilitateurs
  • Entretien mécanique
  • Géothermie (suivi et entretien; dossier à part)
  • Finances du comité
  • Secrétariat
  • Réparations (relevant de l’interne)
  • Recherche de soumissions.

Perspectives

  • Élaborer des politiques d’entretien général et spécifique (peinture, planchers, etc.);
  • Trouver des moyens de favoriser une plus grande responsabilisation des membres à l’égard de leur logement et de l’ensemble de la coopérative.

Le comité Bon voisinage

La mission première du comité Bon voisinage (CBV) est de favoriser… le bon voisinage. Lorsqu’il y a concentration élevée d’individus dans un espace restreint, tout peut arriver. Connaître son voisin aide à devenir plus tolérant et respectueux. Le rôle du CBV est double :

  • Permettre aux membres de faire connaissance en organisant des activités sociales;
  • Recevoir les plaintes des membres et accompagner ceux-ci dans la résolution des conflits.

Historique

Le comité Bon voisinage a été formé lors de l’AGE du 9 novembre 2010. À cette époque, seuls les deux tiers des membres étaient entrés dans leur logement, et ce, depuis seulement quelques mois. Le feu qui a ravagé nos immeubles de l’avenue de Châteaubriand et endommagé le 701 de la rue des Carrières est la cause de ce retard. Vu son mandat, il n’était pas nécessaire de créer le comité avant que tous les membres soient installés dans leur logement

Le comité Bon voisinage est prévu dans les statuts et règlements des coopératives. Ce sont ses membres qui ont rédigé le Code de vie de la cour.

Priorités, activités et tâches

  • Inviter les membres à se regrouper occasionnellement pour mieux se connaître, pour sortir de l’isolement et pour développer l’esprit d’entraide.
  • Des activités sont proposées tout au long de l’année sous différentes formes : épluchette de blé d’Inde, vente de garage, fête de Noël, dimanche du bon voisinage, cinéma pour les enfants et les adolescents de la coop. À travers ces rassemblements, on découvre peu à peu « qui fait quoi », les intérêts, connaissances et talents des membres de la coop.
  • Il peut par ailleurs arriver que des malentendus surviennent entre voisins. La coop, en conformité avec ses valeurs d’ouverture, de respect et d’échange, encourage les membres à se parler (à s’écouter et à s’exprimer), dans la recherche commune de moyens (de réponses) vers un mieux-être pour tous.
  • Le comité veut contribuer au développement de ces valeurs. Il est présent pour recevoir les plaintes et faire au mieux pour aider les membres dans la résolution de situations délicates.

Fonctionnement

Le comité compte une quinzaine de membres dont : le représentant du comité (qui est, de fait, membre du CA), la coordonnatrice aux plaintes (qui est accompagnée d’un membre nommé pour chaque immeuble) et la coordonatrice aux activités sociales.

Le comité se réunit une fois par mois pour faire le point et organiser les activités. Lorsqu’il n’y a aucune plainte en traitement, tous les membres se partagent les tâches des activités sociales en cours ou à venir.

Perspectives, interrogations

Les activités sociales sont un outil essentiel pour mieux se connaitre, donner le goût de s’impliquer et participer à la vie de la coop! Les relations de voisinage sont au cœur de nos préoccupations.

Nous nous questionnons sur la complexité des rapports humains et de certaines situations. Nous pensons à la formation continue qui pourrait nous aider à améliorer notre approche et nos méthodes de résolution de problème et à répondre au mieux aux demandes.

Nous nous demandons enfin comment notre comité peut contribuer au respect et à l’application des règlements de la coop.

Le comité Sélection

Le choix d’un nouveau membre revêt une importance primordiale pour notre coopérative. Pour les membres en place, il s’agit de s’adjoindre un nouveau voisin et un nouveau propriétaire collectif. Le choix se fait donc à partir de règles claires, définies et adoptés par l’assemblée générale des membres.

Le comité Sélection a un pouvoir de recommandation auprès du conseil d’administration dans le choix des nouveaux membres, dans l’attribution des logements et dans l’octroi des subventions — en vertu des critères de la Société d’Habitation du Québec (SHQ) et de l’Office municipal d’habitation de Montréal (OMHM).

Le comité Sélection est composé de onze membres élus lors de l’assemblée générale annuelle.

Principales tâches

  • Tenir des réunions mensuelles;
  • Tenir le registre du comité — comptes-rendus des réunions et rapports des entrevues de sélection;
  • Tenir à jour la liste d’attente des requérants;
  • S’il y a lieu, proposer au conseil d’administration ou à l’assemblée générale des modifications aux modalités de sélection;
  • Former des équipes d’entrevue;
  • Préparer les entrevues et la documentation requise;
  • Procéder aux entrevues de sélection et d’attribution des logements selon les modalités et les critères prévus;
  • Faire visiter les logements aux personnes retenues en entrevue;
  • Vérifier les informations fournies par les demandeurs de logement;
  • Répondre aux candidats retenus et non retenus, à la suite de la décision du conseil d’administration;
  • Présenter les règlements d’immeuble aux candidats retenus;
  • Leur faire signer le bail et le contrat de membre;
  • Leur remettre un exemplaire du Cahier de membre;
  • Leur assigner un parrain ou une marraine qui les accompagnera pendant la période d’aménagement et d’intégration;
  • Organiser et animer les soirées d’information et d’intégration.

Le comité Environnement

Le comité Environnement a pour mandat et pour rôle de…

  • Mettre sur pied et veiller à l’application d’une politique environnementale au sein de la coopérative. Les mesures tiendront compte de l’entourage de la coop, soit l’OBNL Les Habitations Ateliers verts et le quartier;
  • Informer et de sensibiliser les membres et résidents de la coopératives sur les questions environnementales;
  • Établir des priorités quant au développement durable de la coopérative (extraites de la politique verte).

Réalisations

  • La rédaction d’une politique verte pour la coop qui a été approuvée par le CA et par les membres;
  • L’installation de composteurs et de barils de récupération de l’eau de pluie;
  • L’amélioration du recyclage et l’aménagement de la cour, avec la plantation d’arbres et l’installation de tables de pique-nique, de bancs et d’une pergola;
  • La collecte de piles et de batteries lors des AG;
  • La création d‘une page Facebook et de capsules d’informations diffusées sur le Web;
  • L’élaboration d’un plan de permaculture;
  • La plantation de plantes grimpantes le long des escaliers de la cour et des piliers de la pergola.

Activités en cours

Les activités en cours s’organisent autour de trois axes principaux :

  • L’entretien des végétaux dans la cour et des composteurs;
  • La gestion de la distribution gratuite des fleurs par la Ville au printemps et du budget pour les végétaux des jardins de façade;
  • L’organisation de formations spécifiques ainsi que la diffusion d’informations de sensibilisation via le bulletin et les babillards.

Comme toile de fond aux activités ponctuelles, le comité Environnement veille en permanence à la mise en application de la politique verte ainsi qu’à la sensibilisation des comités pour un fonctionnement plus vert, et cela, sur plusieurs fronts : atelier-activité dans le pavillon, diffusion d’informations dans le bulletin, présentation en AG, création d’une page Facebook, création de capsules vidéo avec des enfants.

Fonctionnement

Le comité Environnement compte huit membres et fonctionne sur la base d’une planification annuelle, de mise en œuvre et de suivi. Les rencontres du comité ont lieu aux quatre ou cinq semaines. Des rencontres de sous-comité ont également lieu selon les projets en cours.

Conformément à son mode de fonctionnement, la consultation des membres de la coop prend pour certains projets une place importante. Elle s’organise sous la forme de rencontres-ateliers qui se tiennent en général au pavillon dans la cour.

Projets

à court terme

  • Recouvrement du bassin de rétention;
  • Poursuite de l’application de la politique verte : sensibilisation des familles;
  • Élargissement de la pratique du compostage à un plus grand nombre de membres;
  • Installation de cabanes à oiseaux.

à moyen terme

  • Gestion plus avancée des déchets;
  • Réorganisation des stationnements pour vélos dans la cour;
  • Installation de nouvelles zones de fraîcheur dans la cour.

à long terme

  • Installation de toits verts et de panneaux solaires.

Perspectives, interrogations, réflexions

Le comité Environnement soutient et nourrit la vocation verte de la coop et attache beaucoup d’importance à la mise en place d’actions visant un fonctionnement de plus en plus vert et durable. Sa vocation est donc celle d’une réflexion permanente sur les priorités quant au développement durable de la coopérative.

Le comité Communication

Une coopérative qui réunit près de 300 résidents de différents âges, cultures et milieux autour d’un ouvrage commun doit s’assurer d’une bonne communication entre tous. C’est le mandat du comité Communication qui…

  • Fait circuler l’information au sein de la coop pour tenir les membres renseignés sur les activités, décisions, règlements et évènements en cours ou à venir;
  • Soutient, par ses activités et outils, la coop dans son développement, ses valeurs, ses besoins.

Le comité Jeunesse

Le comité Jeunesse, notre dernier-né, encadre et soutient les jeunes de la coopérative. Ses tâches spécifiques consistent en particulier à :

  • Créer et mettre à jour un répertoire des résidents de la coop dans le but de connaitre leurs talents ou habiletés, leurs expériences particulières et autres intérêts;
  • Sensibiliser les jeunes à la démocratie et au fonctionnement général de la coopérative; susciter des réflexions sur le vivre-ensemble;
  • Encadrer et soutenir les jeunes dans l’organisation d’activités diverses selon leur groupe d’âge;
  • Faire rapport de son travail au conseil d’administration et à l’assemblée générale.

Chaque comité rédige un compte-rendu de ses réunions et présente un rapport de son travail au conseil d’administration ainsi qu’à l’assemblée générale des membres. Quant au CA, il produit plutôt des procès-verbaux de ses rencontres.